在我们的信息世界过载，较少的往往是更多。这款古老的格言仍然适用于通信思想网站或营销副本，这是最好的短而甜蜜的。然而，当涉及人类的互动时，需要上下文和准备。您投入前期的时间和精力越多，您将越来越多的时间，您将保存在线。
以中西部一家制药公司为例，该公司在拜访南美医生时，联系了当地的一位西班牙语教师来帮助沟通。一切都很顺利，直到出现一种新的药物可以治疗的特定情况:感冒，或慢性阻塞性肺病。这位老师没有被告知公司的具体重点，一整天都在谈论一种可以治愈普通感冒的新型“灵丹妙药”。肺科医生对此不以为然，公司当天也没有赢得任何新业务。
在你的工作中，你可能不需要和外国人交流，但在某些时候，你很可能会和某种交流专家一起工作。以下是一些指导方针，以更好地准备与任何外部专家专门从事沟通，包括撰稿人，营销和品牌顾问，设计师和培训师。
知道你的承包商
在选择外部通信顾问之前，请询问您的特定环境或领域的专业知识，而不仅仅是多年的经验。例如，如果您为新闻稿或网站雇用撰稿人，请查看她的投资组合，看看她是否在您之前的业务范围内工作。直接与承包商合作使这更容易，但如果您正在通过机构获得建议，许多人也将提供有关个人资格和过去的工作的信息。
解释你的听众。
Clue承包商，他们将与谁合作。例如，如果您正在寻找顾问提供员工参与的研讨会，请让他们知道您的公司结构看起来像什么。名称和角色是特别有用的，属于部门，单位和项目名称。这将有助于使研讨会相关和个性化，即使局外人正在呈现它。
说明你的目的。
您的团队和桌面上的同行可能会知道为什么您正在讨论合同，但一天带来的外部专家不会。每个人的目标是什么？赌注很高，情况紧张吗？将通信专家视为您的团队的扩展并相应地简要介绍。如果他们知道您的目的，他们可以更好地了解您并准确地传输消息。
把它写下来。
也许这是显而易见的，但当你与外部承包商合作时，一定要起草一份合同。一些重要的部分包括机密性、可交付成果和工作持续时间。如果提供的工作有任何风险，也要考虑许可证、认证和保险。
提供上下文。
清晰的沟通取决于背景知识，所以要尽可能多地提供背景信息。比方说，你需要一名口译员来帮助你解决一个人力资源问题，这个问题的员工更能适应另一种语言。告诉口译员之前的任何会议，将要讨论的主要问题，员工的工作类型，以及任何你认为相关的内容。
解释特定的术语和首字母缩略词。
此时，您的内部行话或首字母缩略词可能似乎是第二种，但他们可能听起来像字母表汤到局外人。简短的名单或词汇表可能有用，以便浪费时间尝试破译“BPO合并”或“季度上队列”。并且在上面的药物例子中具有诸如多色词语特别小心。
考虑你的空间。
如果你的同事需要和你的员工或访客交谈，让他们知道物理空间是什么样子的。你是坐着、站着还是参观设施?有多少人需要听取外部承包商的意见?您是播放视频还是通过Skype或免提加入?了解这些信息可以让外部专家更好地为这种情况做准备，甚至提出一些你没有想到的建议。例如，如果与外国客户合作，可能需要同声传译设备。
充分利用他们的时间。
无论是每小时还是每月可交付成果的配额，您都在为承包商支付的时间。想想缩短会议的方法，包括明确的议程项目和不涉及承包商的委员会工作。你越焦致你在外部顾问上时钟，越好。
提前发送文件。
始终发送任何将提前几天讨论的文件。议程，合同，上一次会议分钟，演示幻灯片 - 提供上下文和术语的任何东西都将大大加强沟通和节省实际会议或事件的时间。
这一切看起来似乎令人生畏，但遵循这些指导方针是确保你已经为与外部沟通专家合作做好充分准备的最好方法。分享你的目标、目的、听众和内部知识提前从长远来看，你会节省时间和金钱。一般来说，如果你遵循“多多益善”的原则，那么每个人都会达成共识，你也会得到回报。
关于作者
埃琳娜·兰登是一名葡萄牙语到英语的认证翻译和口译员，也是美国翻译协会的活跃会员。ATA代表了100多个国家的1万多名笔译和口译人员。随着翻译和口译行业的发展，ATA促进了语言服务提供商和消费者的教育和发展。
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